5 étapes pour passer votre offre de formation interne au digital learning

Étape 1 : Trouver 3 bonnes raisons de digitaliser son offre de formation

Dans un premier temps, il s’agit de ne pas mettre la charrue avant les boeufs : avant même de savoir “comment digitaliser ?”, il va vous falloir vous poser la question “pourquoi digitaliser ?” Et ô combien les raisons de passer au digital learning sont diverses et variées !

Selon le dernier Baromètre de la formation professionnelle de Cegos (2017), les DRH et responsables de formation des entreprises de plus de 2000 salariés voient comme raison essentielle de s’y lancer l’optimisation des coûts, tandis que ceux des entreprises de moins de 500 salariés y voient l’opportunité rêvée de former le plus grand nombre.

Toutefois, chaque projet de digitalisation de la formation est unique, et seul vous pouvez déterminer les meilleures raisons de vous y mettre :

• Le digital est-il une opportunité de mieux former vos collaborateurs (grâce, par exemple, à la réalité augmentée, qui permet de mettre en pratique des tâches quotidiennes) ?
• De les former plus rapidement (avec, admettons, de courtes vidéos pédagogiques qui expliquent de manière concise les méthodes) ?
• De flexibiliser la formation pour vos apprenants (grâce à des formats à consommer n’importe où, n’importe quand) ?
• De rendre leur formation plus attractive (grâce à des classes virtuelles, qui mettent l’interactivité au profit des apprentissages professionnels) ?

Attention : à ce stade, toutes les modalités de formation qui vous viennent à l’esprit ne sont qu’un moyen de trouver 3 bonnes (et vraies !) raisons de digitaliser votre offre de formation interne. Gardez-les donc dans un coin de votre tête, mais notez uniquement ces trois raisons, fondamentales et inéluctables de vous lancer. Des raisons à garder en ligne de mire pour les étapes suivantes.

Étape 2 : Étudier de près vos apprenants

Dans un second temps, nous vous proposons d’explorer la dimension humaine de votre projet. En effet, la formation n’est-elle pas avant tout une affaire d’hommes et de femmes ? 42% des RH considéraient déjà, en 2017, que l’un des défis les plus prégnants de 2017 était “l’expérience collaborateur”. L’idée, pour les responsables de formation : étudier ses apprenants comme de véritables clients internes de leur entreprise, tout comme les pôles marketing et commerciaux de l’entreprise qui se centrent de plus en plus sur l’humain.

En effet, comme les clients externes, vos collaborateurs ont des besoins, des enjeux, ainsi que des contraintes et des freins, liés à leur formation, indispensables à intégrer à votre réflexion. Suivez la typologie d’apprenants qui vous a toujours guidée jusqu’alors (collaborateurs, managers, IRP, direction…), et posez-vous des questions pratico-pratiques sur chacune de ces catégories :

• Quels sont les besoins de ce public, en termes de montées en compétences ?
• Quels sont ses enjeux d’apprentissage, au vu de ces besoins opérationnels ?
• En quoi le digital pourrait-il venir répondre à ces besoins et enjeux ? 

Toujours selon le Baromètre 2017 de Cegos, les salariés voient des avantages très opérationnels au digital learning :

• Ils apprécient le passage des supports papier au format digital
• Ils aiment utiliser le numérique pendant les formations en présentiel
• Ils sont friands des ressources digitales supplémentaires auxquelles ils peuvent accéder via une plateforme en ligne

À vous de vous inspirer de ces tendances pour déjà, dès cette étape, pressentir quelles modalités conviendront au mieux à vos apprenants, et à leurs besoins pédagogiques et opérationnels. Focalisez-vous, non seulement sur l’attrait qu’elles peuvent avoir pour vos publics, mais aussi à leur valeur ajoutée réelle en termes d’apprentissages professionnels.

App learning, social learning, e-tutorat, classe virtuelle… mais ne pensez pas que digital ! Bien sûr, nous sommes conscients de l’attrait du numérique dans le monde de la formation… mais le présentiel garde toujours ses avantages historiques, et reste la modalité préférée de 97% des salariés (Baromètre Cegos 2017) ! Notez vos intuitions, et confirmez-les, si possible, grâce à des questionnaires rapides, à diffuser auprès vos collaborateurs.

À ce stade, vous avez devant vous 3 bonnes raisons de passer au digital learning, et des pistes de modalités digitales ou présentielles à investir en fonction des besoins réels de vos publics… on continue ?

Étape 3 : Sélectionner les critères dimensionnants de votre projet de digital learning

Si, jusque là, votre démarche s’apparentait à un véritable brainstorming, voici venu le moment d’y soumettre les contraintes qui opèrent sur votre entreprise.

D’une part, faites la liste des critères dimensionnants d’ordre organisationnel :

• Quelles ressources humaines (gestionnaires, formateurs…) avez-vous à disposition ?
• Quel budget pouvez-vous attribuer à chacun des pans de votre plan de formation ?
• Faites-vous face à des contraintes géographiques (publics très éloignés les uns des autres, par exemple) ou encore temporelles (très peu de temps pour former un grand nombre de salariés) ?

Ces éléments, mis en parallèle de vos intuitions précédentes, vont automatiquement éliminer plusieurs modalités, digitales ou non.

Admettons par exemple que vous ayez pensé à mettre en place du e-tutorat auprès de 200 apprenants, mais que vous n’ayez qu’un mois de formation et trois tuteurs à disposition : vous voilà obligés de rayer cette modalité de votre liste.

D’autre part, explorez les types de contenus pédagogiques qu’il vous faut mettre à disposition de vos apprenants pour atteindre vos objectifs opérationnels. Il s’agit de l’une des dimensions souvent oubliées de ceux qui réfléchissent à leur stratégie de digital learning… et à tort ! Selon la complexité, la lourdeur ou encore l’évolutivité de ces contenus, certaines modalités de digital learning ne vont automatiquement plus convenir à votre projet.

Imaginons que vos commerciaux doivent être formés à un outil digital, tel qu’un CRM, et que vous ayez pensé à digitaliser ce pan de leur formation via du video-learning. Toutefois, vous faites face à un outil qui évolue régulièrement, dont l’instabilité rendrait rapidement vos vidéos pédagogiques obsolètes. De quoi vous dissuader de vous lancer dans cette modalité-ci.

N’hésitez pas, pour ce faire, à prendre contact avec les managers sur le terrain, qui connaissent les besoins de contenus de formation de leurs équipes mieux que quiconque. L’implication des managers sur l’expression des besoins de leurs collaborateurs est un point crucial, que les responsables de formation étaient 56% à juger faible ou plutôt faible en 2017, selon l’étude Management de la formation par Rhexis. Prenez donc le taureau par les cornes : demandez-leur leur avis sur vos contenus !

Vous voilà désormais avec les modalités que vous pourriez intégrer de manière réaliste à votre offre de formation interne. Organisons désormais ces différentes modalités…

Étape 4 : Trouver votre mix optimal de modalités de formation

À cette étape, organisez en un tableau synthétique les différents objectifs de formation que vous avez décelé pour chacun de vos publics, et reliez-y les différentes modalités qui leur conviennent le mieux. L’exercice devrait être facilité par toutes les réflexions que vous avez menées précédemment.

Un conseil pratique à garder à l’esprit : visez au maximum, pour chacun de vos publics, 3 modalités. Pourquoi donc ? Car, au-delà, vos apprenants risquent de n’y plus voir clair. S’il s’agit de nouvelles modalités pour eux, redoublez de vigilance : l’approche d’une classe virtuelle, ou d’un module de video-learning, peut constituer en soi un nouvel apprentissage.

Étape 5 : Concevoir son ingénierie pédagogique

Vous êtes encore là ? Bravo, vous venez de finaliser votre réflexion sur votre ingénierie de formation ! Étude des besoins de vos clients internes, proposition de modalités adéquates, agencement en un dispositif complet… mes félicitations.

Désormais, il vous faut réfléchir à votre ingénierie pédagogique, soit à la création de chacune des modalités que vous avez sélectionnées. Votre objectif : détailler les points-clés de contenu que vous souhaitez transmettre aux collaborateurs, et les organiser dans le temps sur un planning. La tendance du moment est au FabLab, qui permet de concevoir soi-même ses modules digitaux de formation, dans des petits groupes où les bonnes pratiques entrent en émulation.

Que diriez-vous de nous rejoindre dans notre prochaine Digital Learning Expédition ?