Le digital learning au service de l’onboarding des nouvelles recrues

Des processus d’onboarding qui méritaient d’être dynamisés

Nos deux interviewés nous expliquent comment se déroulait l’onboarding avant qu’ils n’y intègrent une touche (bienvenue !) de digital learning.

David-Alexandre (Siemens) : Notre séminaire d’intégration a subi plusieurs liftings au cours du temps. Il y a quelques années de cela, notre processus d’intégration des nouvelles recrues durait 2 jours. Il s’agissait d’une phase très descendante durant laquelle nos Dirigeants venaient à tour de rôle présenter une suite de slides, dans une salle organisée en mode spectacle. Tout reposait alors sur la bonne parole que les managers venaient dispenser.

Nous avons ensuite rendu les choses plus vivante et participatives : autour de tables organisées en marguerite, des séquences très ludiques sont venues compléter les présentations raccourcies des top managers. Sur une journée et demi seulement, l’intégration était plus dynamique, mais méritait encore d’être améliorée.

Nicolas (Criteo) : Chez Criteo, auparavant, notre processus d’onboarding était basé uniquement sur du présentiel. Chez nous aussi, il s’agissait de présentations PowerPoint très descendantes. Le grand problème de ce process, c’était le risque d’incohérence dans l’entreprise à l’échelle internationale (plus de 30 bureaux). En effet, chaque bureau gérait l’intégration des nouvelles recrues à sa façon.

Quels objectifs à la digitalisation du processus d’intégration ?

Chez Siemens comme chez Criteo, les objectifs derrière le remaniement des dispositifs d’onboarding étaient peu ou prou les mêmes :

• Apporter un cachet digital certain, qui rendra plus attractif le parcours des nouveaux entrants
• Réduire la durée de l’intégration, pour la rendre plus efficace en moins de temps
• Insuffler dès le départ la culture de l’entreprise et développer un sentiment d’appartenance : tandis que chez Criteo, la dimension digitale et innovante devait ressortir, chez Siemens, il s’agissait plutôt de la capacité à travailler en équipe de manière transversale en mode projets, dans une logique d’innovation
• Faire porter moins d’efforts aux animateurs, des formateurs occasionnels et managers aux emplois du temps déjà chargés

Comment révolutionner l’onboarding grâce au digital learning ?

Mêmes objectifs, certes, mais nouveaux processus bien différents. Voyons comment chacune des deux entreprises a remanié son processus d’intégration des nouveaux arrivants.

L’onboarding digitalisé chez Siemens

Dès leur premier jour, les salariés Siemens sont connectés à un e-learning multimédia très complet (plus de 6 heure de contenu !). Histoire, vision, organisation, activités, RSE… ces grands chapitres sont fouillés afin de permettre à chacun de prendre rapidement ses marques.

Avant le jour du séminaire d’intégration, les nouveaux entrants sont invités dans un groupe dédié du réseau social l’entreprise. Où trouver l’annuaire ou les organigrammes en ligne, comment fonctionne la cooptation, comment se former à travers les riches contenus en ligne mis à disposition par le groupe… Jour après jour, porté par différents acteurs de l’entreprise, un plan de communication est déroulé sous forme de posts, et précède le séminaire d’intégration.

Le jour J, les participants prennent un café et récupèrent leurs badges… puis arrivent dans une salle vide, où les attendent des totems de couleurs. Une vidéo tourne à bas volume en fond sonore et souhaite la bienvenue. Un compte à rebours s'égrène doucement. Intrigués, la cinquantaine de participants commence à lier connaissance : la journée risque de ne pas ressembler à ce qu’ils ont déjà vécu… Rapidement, chacun comprend que les totems correspondent à une couleur de badge : des petits groupes se forment spontanément.

Le compte à rebours se termine ; le son de la vidéo augmente… et la DRH du groupe apparaît à l’écran pour souhaiter la bienvenue.

Les premières consignes sont délivrées : la mission de chaque groupe est tout simplement de construire le Siemens de demain à travers un concept innovant. De courtes vidéos animées les aident à entrer dans le vif sujet, les guident de manière autonome en leur donnant les consignes à chaque étape de la journée, tout en faisant le lien avec l’activité du groupe. Les responsables de l’animation sont ainsi seulement là pour guider les participants, qui sont totalement acteurs de leur intégration.

A l’issue de 4 sprints, les participants sont en mesure de produire des vidéos et présenter leurs idées en plénière devant un parterre de salariés du groupe venus leur souhaiter la bienvenue.

Les outils de digital learning utilisés :

• Des vidéos animées dynamiques, qui projettent les arrivants dans l’entreprise, sa raison d’être, ses processus
• Des iPads dans chaque groupe, qui permettent aux recrues de consulter des ressources et de prendre connaissance de la méthodologie de chaque sprint pour avancer sur leur concept

L’onboarding digitalisé chez Criteo

Chez Criteo, le digital learning intervient en amont de l’intégration en présentiel. Le programme “Fly Criteo” est mis à leur disposition dès l’arrivée des nouveaux dans les locaux.

Après avoir récupéré son équipement de travail, le collaborateur a un créneau dédié pendant l’après-midi pour naviguer sur la Learning Zone, où il a accès à des modules e-learning dans lesquels il trouve des vidéos qui présentent l’entreprise, son écosystème, ses différentes équipes Sales & Operations, ses produits… ces rapid learning, intégrant chacun une courte video, ont une durée de 10 minutes maximum, fun et dynamiques intégrant une logique de storytelling.

Cette introduction globale à Criteo permet ensuite, le deuxième jour, de reprendre un onboarding présentiel plus traditionnel. Les formateurs peuvent ainsi mettre en avant une pédagogie inversée plus interactive, impliquer les participants, et éviter le côté trop descendant.

Par la suite, les nouveaux arrivants ont quelques jours supplémentaires pour finir de consulter le programme Fly Criteo en ligne, en alternance avec les présentiels, afin de bien assimiler le contenu.

Les outils de digital learning utilisés :

• Vyond (anciennement GoAnimate) pour créer de manière agile et rapide des vidéos dynamiques
• 360 Learning, pour mettre en place les modules e-learning
• L’outil Genially, qui permet de créer des présentations plus dynamiques pour la partie présentielle
• Kahoot, un outil de quizz en ligne, pour dynamiser et gamifier les présentiels
  
  

Pas d’innovation sans collaboration !

Dans les deux entreprises que nous avons interrogées, un mot d’ordre régnait pour l’instauration de ce nouveau processus digitalisé : la collaboration !

David-Alexandre (Siemens) : Le Talent Acquisition a été responsable de ce projet. Toutefois, il s’est entouré d’experts internes comme externes pour mettre tout ceci en œuvre. De plus, les services communication et RH co-animent ensemble chaque session d’onboarding. Chacun a ainsi mis la main à la pâte, ce qui a permis un tel succès.

Nicolas (Criteo) : Pour notre part, nous sommes allé chercher l’expertise là où elle se trouvait pour lancer le projet : auprès des équipes centrales (Sales & Operations), mais aussi auprès des équipes Product Marketing pour le message.

Ensuite, mySkillFactory nous accompagnait sur les scripts, les storyboards, les animations, etc. Nous avons produit les premières vidéos au cours d’un FabLab en 48h top chrono. En deux itérations à peine, grâce à ce process agile, nous sommes ressorti avec un produit abouti, que nous avons partagé avec quelques opérationnels qui allaient animer les présentiels, afin d’intégrer leurs retours terrain.

Merci à David-Alexandre Gava et Nicolas Sejourné pour le temps qu’ils nous ont accordé.


Inspiré par ces cas concrets de digital learning appliqué à l’onboarding des nouveaux arrivants ? Des projets pour digitaliser vos dispositifs de formation ou d’intégration actuels ? Parlons-en ! Chez mySkillFactory, nous vous proposons un accompagnement sur mesure.